In het kort

De beslissing van een medewerker om een medewerkersonderzoek in te vullen, wordt sterk beïnvloed door externe factoren.

Ogenschijnlijk kleine dingen, zoals een onverwachte weersomslag, een naderende vakantie of onrust in de branche, verminderen ongemerkt de focus die nodig is voor een goede respons.

Door in te spelen op deze externe factoren en de timing hierop aan te passen, verhoogt de responsratio aanzienlijk.

Je hebt de vragenlijst zorgvuldig opgesteld, de directie staat erachter en de interne communicatie is vlekkeloos voorbereid. Je drukt op ‘verzenden’ en wacht vol verwachting af. Maar dan… blijft de respons steken.

Het is verleidelijk om dit af te schuiven op ongeïnteresseerde of ‘luie’ medewerkers, maar de realiteit is genuanceerder. Het invullen van een medewerkersonderzoek (MO) is mensenwerk en mensen worden continu beïnvloed door hun omgeving. Wil je de respons en kwaliteit echt een boost geven? Houd dan rekening met deze vijf externe, psychologische factoren die bepalen of jouw vragenlijst wordt ingevuld of genegeerd.

1. Het weer: zonnige stemming, dalende respons

Het klinkt misschien banaal, maar het weer speelt een verrassend grote rol in de dagelijkse focus. Het beïnvloedt zowel stemming, als productiviteit en daarmee direct ook de respons op een onderzoek.

Aan de ene kant zorgt de zon voor optimisme: mensen scoren hun levenstevredenheid op zonnige dagen significant hoger dan op regenachtige dagen [1]. Tegelijkertijd is dat heerlijke weer een flinke valkuil voor de respons. Mooi weer zorgt namelijk voor cognitieve afleiding; medewerkers zijn met hun hoofd al bij een wandeling of op een zonnig terras.

Onderzoek van Harvard Business School toont aan dat de productiviteit op grijze, regenachtige dagen juist veel hoger is [2]. Zonder afleiding van buiten is de kans simpelweg een stuk groter dat een medewerker wél even rustig de tijd neemt om de vragenlijst in te vullen. Valt de lancering van het MO precies samen met de eerste echt warme lentedagen van het jaar? Dan lonken de pauzes in de zon en worden de laptops stipt om 17:00 uur dichtgeklapt, ten koste van de respons.

2. Concurrerende prioriteiten: seizoensdrukte en vakanties

Waar het weer zorgt voor afleiding van buitenaf, zorgen concurrerende prioriteiten voor afleiding van binnenuit. De juiste timing in het jaar is misschien wel de allerbelangrijkste voorspeller van een hoge respons [3]. Want eerlijk is eerlijk: hoe waardevol de resultaten voor een organisatie ook zijn, voor een medewerker blijft een vragenlijst vaak een ‘niet-urgente’ taak.

Zodra de externe tijdsdruk op de werkvloer toeneemt, zoals bij het afronden van projecten voor een naderende zomervakantie of bij de eindsprint om de jaartargets in december te halen, stoot deze drukte het MO van het prioriteitenlijstje. De oplossing is simpel: stuur de uitnodiging niet uit in deze bewezen stressweken, maar kies een periode waarin de operationele druk relatief stabiel is.

3. De nasleep van een evenement: de illusie van het momentum

Operationele drukte is een logische barrière, maar ook positieve momenten kunnen de respons drukken. De verwachting is doorgaans dat de betrokkenheid na een fantastisch bedrijfsfeest of een inspirerende heisessie torenhoog is. Hét perfecte moment om het MO uit te sturen, toch? In de praktijk gaat dit de respons vaak niet ten goede. Dit is absoluut geen onwil, maar een natuurlijk psychologisch mechanimse genaamd Moral Licensing [4].

Het invullen van een MO voelt voor veel medewerkers als een gunst aan de werkgever en valt onder Organizational Citizenship Behavior: vrijwillig een stapje extra zetten [5]. Maar het bijwonen van een bedrijfsevenement is voor medewerkers óók een flinke investering: ze steken veel energie in teambuilding, netwerken en het versterken van de bedrijfscultuur. Voor hun gevoel hebben ze op dat moment al heel veel bijgedragen aan de organisatie.

Door deze inzet slaat hun interne ‘morele weegschaal’ onbewust ver door naar de plus. Verschijnt er direct daarna een MO-uitnodiging in de mailbox? Dan geeft het brein de medewerker onbewust ‘vrijstelling’ om deze vragenlijst even over te slaan om de weegschaal weer in balans te brengen, zonder dat ze zich daar schuldig over voelen [4].

4. De psychologie van de klok: micro-timing voor maximale respons

Is de perfecte dag eenmaal gekozen? Dan is het werk nog niet klaar: ook het moment op de dag is cruciaal. De drempel van ‘de mail openen’ naar ‘de vragenlijst afronden’ verschilt enorm gedurende de werkdag.

09:00 uur (De inbox-triage): De e-mail wordt wel geopend, maar wordt geparkeerd voor urgente dagstart-taken. Het MO zakt weg, wat leidt tot uitstel en meer benodigde herinneringen.
Na de lunch (De middagdip): Er druppelt wel respons binnen, maar verminderde mentale scherpte leidt tot satisficing [6]. Medewerkers kiezen onbewust de weg van de minste weerstand en vullen vaker oppervlakkig of overal ‘neutraal’ in.
16:30 uur (Mentale vermoeidheid): De cognitieve energie is simpelweg op, een fenomeen dat ego depletion wordt genoemd [7]. De respons keldert en de kans dat medewerkers halverwege afhaken piekt.

De ‘sweet spot’: 10:30 of 14:30 uur
Voor de hoogste, meest kwalitatieve respons is halverwege de ochtend of middag het beste verzendmoment. Zowel onderzoek naar het natuurlijke cognitieve ritme [8] als de theorie achter survey-design [9] wijzen deze momenten aan als absoluut ideaal. De urgente brandjes zijn geblust en medewerkers zitten actief achter hun bureau. De vragenlijst fungeert op dat moment als een nuttige ‘brein-pauze’ tussen twee grotere klussen door.

5. De wereld draait door: maatschappelijke onrust en groot nieuws

Tot slot is het belangrijk om nog één keer uit te zoomen. Zelfs als de micro-timing tot op de minuut is geperfectioneerd, opereren organisaties niet in een vacuüm. Wanneer er grote gebeurtenissen plaatsvinden in de maatschappij, zoals heftige politieke onrust, ingrijpend wereldnieuws of zelfs een allesoverheersend sportevenement zoals het WK, verschuift de collectieve focus. Op dagen dat iedereen de liveblogs volgt, voelt een interne vragenlijst al snel ondergeschikt.

Dit staat binnen de psychologie bekend als de Affective Events Theory [10]. Grote gebeurtenissen creëren emotionele en sociale ‘naschokken’ die het gesprek bij het koffiezetapparaat domineren. Als een MO precies tijdens zo’n roerige week wordt verstuurd, voelt dat voor medewerkers als irrelevant en ongepast met een lage respons als gevolg. Houd daarom altijd een vinger aan de pols van de actualiteit en wees niet bang om de lancering van het MO een weekje uit te stellen als de wereld even op zijn kop staat.

Conclusie

Er wordt veel tijd en zorg besteed aan het opzetten van een goed medewerkersonderzoek. Om die inzet optimaal te benutten, is het minstens zo belangrijk om de timing en de context rondom het onderzoek goed af te stemmen. Achter elke respons zit tenslotte een medewerker die daar de tijd en mentale ruimte voor vrijmaakt. Wanneer het moment van verzenden goed aansluit op het ritme van de werkweek, voelt het invullen van een vragenlijst minder als een extra belasting.

Het succes van een medewerkersonderzoek is dus een samenspel van sterke inhoud en menselijke timing. Door rekening te houden met de invloed van het weer, de seizoensdrukte, interne evenementen en de natuurlijke energiepieken gedurende de dag, wordt de drempel voor deelname verlaagd. Deze aanpak geeft medewerkers de kans om de vragen rustig te bekijken. Dit leidt niet alleen tot een hogere respons, maar zorgt vooral voor betrouwbare en bruikbare feedback waar een organisatie echt mee verder kan.

De checklist voor een optimale respons:

Kijk naar de lucht: Vermijd de allereerste warme, zonnige lentedagen. Een ‘gewone’, ietwat grijze dinsdag of donderdag werkt vaak het best.
Check de bedrijfskalender: Plan rondom de piekdrukte. Blijf weg van de pre-vakantiestress in juli en de eindsprint in december.
Geef ademruimte na evenementen: Wacht na een geslaagd bedrijfsfeest of intensieve heisessie een paar dagen tot iedereen weer in zijn normale werkritme zit.
Plan op de ‘sweet spots’: Zet het verzendingssysteem klaar voor 10:30 of 14:30 uur om de mailbox te bereiken op het piekmoment van de dagelijkse focus.
Blijf flexibel: Houd het nieuws in de gaten. Gebeurt er iets ingrijpends in de maatschappij? Schuif de uitnodiging dan gerust even op.

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen om niet alleen de juiste vragen te stellen, maar ook de maximale respons te behalen?
Plan gerust een demo in!

Bronnen

[1] Schwarz, N., & Clore, G. L. (1983). Mood, misattribution, and judgments of well-being: Informative and directive functions of affective states. Journal of Personality and Social Psychology, 45(3), 513–523. https://doi.org/10.1037/0022-3514.45.3.513

[2] Lee, J. J., Gino, F., & Staats, B. R. (2014). Rainmakers: Why bad weather means good productivity. Journal of Applied Psychology, 99(3), 504–513. https://doi.org/10.1037/a0035559

[3] Dillman, D. A., Smyth, J. D., & Christian, L. M. (2014). Internet, phone, mail, and mixed-mode surveys: The tailored design method (4th ed.). John Wiley & Sons.

[4] Merritt, A. C., Effron, D. A., & Monin, B. (2010). Moral self-licensing: When being good frees us to be bad. Social and Personality Psychology Compass, 4(5), 344–357. https://doi.org/10.1111/j.1751-9004.2010.00263.x

[5] Podsakoff, P. M., MacKenzie, S. B., Paine, J. B., & Bachrach, D. G. (2000). Organizational citizenship behaviors: A critical review of the theoretical and empirical literature and suggestions for future research. Journal of Management, 26(3), 513–563. https://doi.org/10.1177/014920630002600307

[6] Krosnick, J. A. (1991). Response strategies for coping with the cognitive demands of attitude measures in surveys. Applied Cognitive Psychology, 5(3), 213–236. https://doi.org/10.1002/acp.2350050305

[7] Baumeister, R. F., Bratslavsky, E., Muraven, M., & Tice, D. M. (1998). Ego depletion: Is the active self a limited resource? Journal of Personality and Social Psychology, 74(5), 1252–1265. https://doi.org/10.1037/0022-3514.74.5.1252

[8] Valdez, P., Reilly, T., & Waterhouse, J. (2008). Rhythms of mental performance. Mind, Brain, and Education, 2(1), 7–16. https://doi.org/10.1111/j.1751-228X.2008.00023.x

[9] Couper, M. P. (2008). Designing effective web surveys. Cambridge University Press.

[10] Weiss, H. M., & Cropanzano, R. (1996). Affective Events Theory: A theoretical discussion of the structure, causes and consequences of affective experiences at work. In B. M. Staw & L. L. Cummings (Eds.), Research in organizational behavior: An annual series of analytical essays and critical reviews (Vol. 18, pp. 1–74). Elsevier Science/JAI Press.